Assistant de Direction H/F - Ordre Medecins Hauts de Seine

Rattaché(e) à la Présidence et au Secrétariat général, vous assurez un rôle central de coordination et d'organisation de la gouvernance et du secrétariat administratif que vous encadrez.

Assistanat de la gouvernance

- Assurer le secrétariat du Président et du Secrétaire général ;
- Gérer les agendas, les rendez-vous et les déplacements ;
- Organiser les priorités et assurer le suivi des échéances ;
- Préparer les dossiers nécessaires aux réunions et aux prises de décision ;
- Assurer l'interface avec les interlocuteurs internes et externes.

Organisation des instances

- Préparer les réunions du Bureau et les séances plénières ;
- Élaborer les convocations et les ordres du jour ;
- Constituer les dossiers de séance ;
- Assurer l'organisation matérielle et logistique des réunions ;
- Rédiger les comptes rendus, relevés de décisions et procès-verbaux ;
- Veiller au suivi de la mise en oeuvre des décisions prises.

Gestion administrative

- Assurer le traitement des courriers et courriels de la Présidence et du Secrétariat général ;
- Rédiger des courriers, notes, rapports et documents administratifs ;
- Assurer le classement et l'archivage des dossiers ;
- Garantir la confidentialité des informations traitées.

Suivi et coordination des dossiers

- Assurer le suivi administratif des dossiers confiés par les élus ;
- Contrôler l'avancement des procédures ;
- Relancer les différents interlocuteurs ;
- Participer à la circulation de l'information au sein du Conseil.

Appui à l'activité du Conseil

- Participer au suivi des indicateurs d'activité ;
- Contribuer à l'élaboration et à la mise à jour de tableaux de bord ;
- Participer à l'amélioration des procédures administratives et organisationnelles.

- Formation supérieure de niveau Bac +2 à Bac +5 en assistanat de direction, gestion administrative, administration des organisations ou domaine équivalent.

Expérience

- Expérience d'au moins 5 années dans des fonctions d'assistanat de direction ou de secrétariat de haut niveau ;
- Une expérience au sein d'une institution, d'un ordre professionnel, d'une collectivité ou d'une structure associative est appréciée.

Compétences

- Excellentes capacités rédactionnelles ;
- Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams) ;
- Capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers ;
- Maîtrise de l'organisation et de la gestion des priorités ;
- Aptitude à préparer et suivre des réunions institutionnelles.

Qualités personnelles

- Sens aigu de la confidentialité et de la discrétion ;
- Rigueur et sens de l'organisation ;
- Réactivité et autonomie ;
- Excellentes qualités relationnelles ;
- Capacité à travailler en lien avec des élus et de nombreux interlocuteurs.

Conditions d'emploi

- Contrat à durée indéterminée (CDI)
- Temps complet
- Statut cadre
- Poste basé au siège du Conseil départemental - 51 rue Baudin - 92300 LEVALLOIS-PERRET
- Disponibilité ponctuelle requise pour certaines réunions en fin de journée ou en soirée

Le Conseil départemental de l'Ordre des médecins assure une mission de service public visant à garantir le respect des principes de moralité, de probité, de compétence et de dévouement indispensables à l'exercice de la médecine. Il assure notamment l'inscription des médecins, l'analyse des contrats, les conseils juridiques aux médecins.

Dans ce cadre, nous recherchons un(e) Assistant(e) de direction pour accompagner la gouvernance du Conseil et contribuer au bon fonctionnement de l'institution.

• Outlook
• Gestion de l'emploi du temps
• TEAMS
• Sens du relationnel
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Excel
• Compte-rendu
• Word
• PowerPoint
• Compétences rédactionnelles
• Traitement du courrier
• Conseil juridique
• Réactivité
• Sens de l’organisation