Executive Assistant H/F - Sas Execast Recruitment

EXECAST RECRUITMENT, cabinet spécialisé dans le recrutement d'Assistant(e)s de Direction et profils back office en Europe (Executive Assistant, Personal Assistant, Office Manager etc), recherche pour son client, un grand groupe international :

Un(e) Executive Assistant pour le Global Deputy General Manager H/F

Dans le cadre de ce poste, sur un scope worldwide, vos missions sont les suivantes :

- L'organisation d'agenda complexe et mouvant (rôle d'anticipation et d'alerte) du Global Deputy GM, et la coordination avec l'Executive Assistant du Président de la division.

- La gestion des déplacements en France comme à l'étranger : vols, taxis, hôtels, visas. Préparation complète des déplacements en collaborations avec les équipes filiales à l'étranger.

- Superviser la logistique des réunions du département et coordonner une collaboration étroite avec les marques basées aux États-Unis notamment en vue de leur développement et de leur harmonisation avant les sessions de planification stratégique.

- Organiser les réunions de la Direction Générale : comités, développement numérique, développement de la formation, bilan des perspectives économiques, etc

- Gérer la logistique des réunions annuelles de prospective des marques : réservation de salles, listes d'invités, plans de table, organisation de l'accueil, liaison avec les marques et préparation des documents d'information destinés à la Direction générale).

- Coordonner les événements spéciaux : dîners du Comité, apéritifs d'été (liaison avec les agences, recherche de lieux, visites de sites...). Travailler en étroite collaboration avec la Direction Générale sur les préparatifs de la conférence internationale (création de dossiers vidéo et film sur les marques, coordination avec les agences, contribution à la conception des diapositives et des films avec les graphistes spécialisés en infographie, participation aux répétitions et gestion de logistique du jour J).

Engagement de l'équipe :

- Coordonner les événements de l'équipe de Direction : (Comité Best, apéritifs d'été, dîners de fin d'année, petits-déjeuners...).

- Co-animer la communauté des assistants de la division aux côtés de l'assistant du Président (organisation de dîners, de petits-déjeuners et d'accueil des nouveaux assistants).

Sur ce rôle la langue de travail est l'anglais. Une maitrise de la langue à l'écrit et à l'oral est indispensable.

Rémunération : 65K€ fixe + PI

Contrat : CDI

Localisation : 92

Vous disposez de minimum 10 ans d'expérience sur un poste similaire, auprès d'une direction générale internationale : grâce à votre expérience, vous êtes à l'aise sur les outils, process, réseau et principaux interlocuteurs. Vous êtes à l'aise dans les environnements cosmopolites, vous maitrisez l'anglais et le français à l'écrit et à l'oral et disposez d'excellentes compétences en communication pour interagir avec les équipes internationales notamment outre Atlantique. Vous disposez d'une grande agilité, et d'un sens des priorités notable.

Une grande discrétion et un sens de la confidentialité sont nécessaires pour assurer ces fonctions. Par ailleurs, vous faites preuve d'une grande maitrise quant au traitement des sujets sensibles de la Direction. Vous êtes connu(e) pour votre rigueur, votre réactivité, votre sens de l'anticipation et de l'organisation ainsi que des priorités dans votre quotidien. Vous aimez prendre des initiatives et êtes doté(e) d'une grande agilité dans vos taches. Proche des équipes, vous aimez faire circuler un bon esprit de collaboration avec les partenaires internes et externes du groupe. Vous êtes flexible, et êtes doté(e) d'une « can do » attitude.

EXECAST RECRUITMENT, cabinet spécialisé dans le recrutement d'Assistant(e)s de Direction et profils back office (Office Manager, Assistant(e) personnel(le), Chef de cabinet etc)

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