Assistant Administratif - Vanves H/F - Communes

MISSIONS
Placé sous la responsabilité du chef de service, il assure des tâches de secrétariat de la Direction Générale. En assistance au chef de service, il participe à la préparation des commissions, du Conseil municipal et assure le suivi des actes administratifs

ACTIVITES
SECRETARIAT GENERAL
- Transmission au contrôle de légalité, enregistrement et classement des délibérations, décisions du Maire et arrêtés municipaux, contrôle de cohérence des actes administratifs
- Suivi des circuits des actes administratifs, en veillant au respect des procédures établies et en proposant toute action nécessaire pour fluidifier et sécuriser le traitement des actes
- Publication des actes administratifs, suivi du fonctionnement du logiciel PubliAct
- Tenue des registres
- Préparation des séances du Conseil Municipal et des Commissions préparatoires en assistance au chef de service
- Tâches de secrétariat de la Direction Générale
- Tenue de l'agenda de la Direction Générale en binôme avec le chef de service
- Organisation de réunions
COURRIER
En polyvalence avec l'agent chargé du courrier dans les tâches de :
- Réception, numérisation et enregistrement du courrier « arrivé »
- Suivi des circuits du logiciel Maarch
- Ventilation dans les services
- Affranchissement et préparation du courrier « départ »
- Dépose des bacs à courrier pour le départ Poste
- Dépose et reprise des parapheurs au Cabinet du Maire
ACHATS
En polyvalence avec l'agent chargé des achats :
- suivi des révisions de prix des marchés du secrétariat général, suivre la bonne réception annuelle des catalogues avec prix ajustés
- préparation des commandes, réception et distribution des fournitures administratives et toners pour les copieurs
HORAIRES
Secrétariat Général : 08h30-12h30 / 13h30-17h15 (vendredi 16h30)
Courrier : 08h30-12h30 / 13h30-15h00
Achats : 15h00-17h15 (vendredi 16h30)

COMPETENCES ET APTITUDES
- Qualités relationnelles et rédactionnelles
- Organisation, autonomie, sens des initiatives, rigueur, disponibilité
- Sens du travail en équipe
- Sens de la confidentialité, discrétion et devoir de réserve indispensables
- Polyvalence dans les différentes tâches
- Maîtrise de l'outil bureautique (word, Excel, Power point...) et des logiciels utilisés au secrétariat général (Publiact, Maarch, Fast,...)

• Gestion de l'emploi du temps
• Logiciels bureautiques
• Traitement du courrier