Assistant de Direction pour le Dgd H/F - Service Public

Description du département :

Le département gestion des directeurs prépare, sous la responsabilité d'un chef de département, l'ensemble des décisions individuelles relatives à la nomination et à la gestion de carrière des personnels de direction de la fonction publique hospitalière. Il assure la production de données statistiques utiles au suivi de la carrière des directeurs, il contribue à l'accompagnement des directeurs en matière de développement personnel. Le département assure la coordination des politiques de l'Etat mises en oeuvre à l'égard des personnels de direction.

Vos missions

Rattaché(e) au département de gestion des directeurs (DGD), vous aurez pour mission de :

- Gérer l'agenda de la cheffe de département et de son adjoint ;

- Réceptionner, traiter et orienter le courrier, les appels et messages téléphoniques ;

- Participer à l'organisation des réunions institutionnelles (commissions administratives paritaires nationales, comité consultatif national, instances collégiales, groupes de travail...) en lien avec la responsable du secteur carrière ;

- Accueillir et prendre en charge les visiteurs ;

- Réserver les salles à l'intérieur ou à l'extérieur du CNG ;

- Assurer le traitement et la mise en forme de documents (essentiellement documents word, présentations power point et excel), les classer et archiver ;

- Assurer la reprographie de documents et la mise sous PDF.

- Assurer le bon fonctionnement matériel et logistique du département ; établir les bons de commande nécessaires à la mise en oeuvre des achats réalisés par le département

- Organiser les déplacements de l'encadrement du département ;

- Gérer les procédures de remboursement des frais de déplacement des membres des différentes instances et des jurys des tour extérieurs.

Vous travaillerez en étroite relation avec les assistantes des autres départements et de la direction générale.

Votre profil

De formation de type Bac +2 en secrétariat /assistanat, vous avez une expérience d'au moins 3 années dans un poste d'assistante de direction.

Vous présentez les atouts suivants :

- Connaissance de l'environnement institutionnel du CNG

- Rigueur et sens de l'organisation

- Capacité d'anticipation, d'autonomie et de réactivité

- Discrétion, respect de la confidentialité

- Esprit d'initiative et sens des responsabilités

- Sens du contact humain et goût du travail en équipe

- Disponibilité, assiduité, ponctualité

- Maîtrise des outils bureautiques : Excel, Word, Powerpoint, Outlook.

Fonctionnaire de catégorie B ou Contractuel.

Poste ouvert aux personnes en situation de handicap.

Télétravail possible sous réserve des besoins de service

Poste à pourvoir dès que possible

• Outlook
• Gestion de l'emploi du temps
• Traitement du courrier