Assistante de la Direction des Affaires Juridiques et de l'Achat Public - Bois-Colombes H/F - Communes

Apporter une aide permanente aux cadres de la direction des affaires juridiques et de l'achat public, en termes d'organisation, de gestion, de communication d'informations, d'accueil, de classement et de suivi des dossiers. Participer à la préparation du conseil municipal. Former un binôme avec l'assistante du Directeur Général des Services et assurer son remplacement en cas d'absence.

Assistanat de direction.
- Assurer l'assistanat général de la direction en organisant la vie professionnelle des cadres de la direction : planification de réunions, tenue d'agenda, filtrage téléphonique,
- Assurer l'accueil physique et téléphonique de la direction,
- Rédiger, mettre en forme des courriers, notes de service, comptes rendus de réunion, et en assurer la diffusion,
- Gérer les courriers en arrivée et au départ de la direction via le logiciel métier,
- Assurer le classement et l'archivage des dossiers de la direction,
- Assurer l'envoi en Préfecture des actes soumis au contrôle de légalité (arrêtés, décisions, délibérations, marchés publics...),
- Élaborer et assurer la mise à jour du registre des délibérations, des décisions et des arrêtés de la Commune,
- Elaborer les bons de commande et les décisions municipales de la direction,

Marchés publics et assurances.
- Organiser la tenue des commissions d'appels d'offres et des commissions MAPA
- Participer au suivi des fins des procédures de passation des marchés publics (signature des documents, envoi des courriers non retenus, notification des marchés notamment)
- Participer à la rédaction des décisions de la direction ;
- Effectuer les déclarations de sinistres aux compagnies d'assurances, en assurer l'envoi, et le suivi par la mise en oeuvre et l'alimentation de tableaux de bord et de suivi, assurer l'information continue des cadres de la direction dans le domaine.

Conseil municipal.
- Assurer l'organisation matérielle des conseils municipaux (respect des délais, convocation des commissions et du conseil municipal) selon la procédure établie,
- Veiller à la qualité formelle des actes transmis aux élus, en assurer le suivi administratif et la diffusion auprès des élus, services et directions concernés, selon la procédure établie.

. Compétences requises
- Connaître les règles de syntaxe, de grammaire et d'orthographe ;
- Connaître et maîtriser les techniques de secrétariat ;
- Maîtriser les outils bureautiques et informatiques ;
- Travailler en équipe et assurer les transmissions selon les consignes et les procédures définies,
- Gérer un classement et connaître les bases des règles juridiques applicables à l'archivage des documents ;
- Savoir traiter les demandes des usagers, des partenaires et des services en identifiant l'interlocuteur pertinent.

Qualités nécessaires à l'exercice de la fonction
- Rigueur, organisation, méthode ;
- Qualités relationnelles ;
- Discrétion ;
- Diplomatie et aisance rédactionnelle
- Autonomie et initiative

• Gestion de l'emploi du temps
• Traitement du courrier