Assistant de Direction Pfes H/F - 92

Sceaux, c'est...

Une ville de 20 000 habitants portant des politiques publiques ambitieuses et engagée dans les transitions environnementales. Un environnement préservé au coeur de la Métropole du Grand Paris et un centre-ville riche en commerces à proximité immédiate du magnifique parc de Sceaux.

Une politique RH favorisant un engagement fort de nos 450 agents communaux pour offrir un service public de qualité pour tous.Quelles seront vos missions ?

Assurer le secrétariat de la direction et du CCAS (centre communal d'action sociale) :

- accueil téléphonique
- suivi des courriers à destination de la direction du pôle et des circuits de parapheurs
- réception, traitement et diffusion d'informations nécessaires au fonctionnement administratif du pôle
- tenue de l'agenda de la directrice et de l'adjointe à la directrice, planification des réunions
- rédaction de courriers, notes, délibérations...
- réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- classement et archivage de documents
- organisation pratique et suivi des conseils d'administration du CCAS
- suivi du budget de la direction / frais communs, subventions aux association (ou comptable à voir)
- en l'absence de l'assistante en charge de l'évènementiel, assure la continuité du travail selon les besoins

Assurer les liens transversaux internes à la direction :

- planification des RDV et des réunions
- participation à la mise à jour des procédures communes
- gestion des fourniture

Référent dans certains domaines d'activité :

- télétransmission des actes en préfecture
- référente procédures selon le référentiel Qualiville
- veille au suivi par les chefs de service des courriers et courriels entrant via la GRC
- suivi de certains projets ou activités du pôle