Assistant Évènementiel H/F - 92

Les Semaines Sociales de France, association créée en 1904, sont un espace de réflexion et de débat ouvert à tous. La rencontre annuelle à organiser se tient cette année à Bordeaux et en ligne les 15 et 16 novembre, sur la thématique de l'intelligence artificielle.

Pour répondre aux besoins opérationnels de l'organisation de l'évènement, vous coordonnez les réponses logistiques et administratives sous la supervision du directeur en amont, pendant et en aval de l'évènement. Autour de 500 participants en présentiel sont attendus et autant en ligne. Des équipes de bénévoles et certains prestataires vous appuieront le jour de l'évènement pour la bonne réussite de l'évènement.

De manière plus générale et non exhaustive, vous contribuez également au bon fonctionnement de la structure associative sur un plan administratif et logistique et assurer le standard téléphonique de l'association.

Détail de la mission :

Missions détaillées :

En amont de l'évènement :
-assurer le suivi des inscriptions, les systèmes de billetterie et la relations avec les participants ;
-assurer le suivi logistique des intervenants : confirmation, arrivées / départs, supports de présentation...
-coordonner les stands en lien avec les différents partenaires,
-préparer les missions et animer le contingent de bénévoles à mobiliser lors de l'évènement.

Pendant l'évènement :
-garantir le support logistique et administratif tout au long de l'évènement ;
-coordonner les différentes équipes de bénévoles (back office logistique, accueil, lien avec la salle, informatique, ...)
-assurer le rangement et les relations avec les responsables du site tout au long de l'évènement

En aval de l'évènement :
-publier l'évaluation aux participants, les remerciements et faire le bilan de sa propre activité ;
-gérer les factures, remboursements de frais bénévoles et intervenants et clore l'administratif de la rencontre
-gérer le rangement matériel et l'archivage lié à l'évènement et la mise à jour des différents fichiers de la base de données de l'association (donateurs, adhérents, participants, ...)
-suivre le processus de conception des Actes de la rencontre.